Qualitätsmanagement

Keine unnützen Aufzeichnungen erzeugen!

Zu viele Dokumente

Ein großer Stolperstein in QM-Systemen ist die Bürokratie, die die Mitarbeiter dahinter vermuten und auch zu einem großen Teil bestätigt sehen. Hat man doch das Gefühl, dass für alles und jede Kleinigkeit ein “Zettel” ausgefüllt werden muss. Vermeiden Sie einen Dokumentationswust und schaffen Sie das nötige Bewusstsein. Lesen Sie hier, was Sie dabei beachten sollten.

 

Schaffen Sie sich einen Überblick der Aufzeichnungen

Beginnen Sie zunächst einmal damit, einen Überblick über alle derzeit gültigen Aufzeichnungen zu machen. In der ISO 9001:2015 spricht man von Dokumentierten Informationen, was sich aber für die Praxis als nicht hilfreich herausgestellt hat. Bleiben wir daher bei unserer alten Begrifflichkeit “Aufzeichnung”. Hierbei sollte festgehalten werden:

  •  Name der Aufzeichnung (Formularbezeichnung)
  • Abteilung oder Prozess, wo diese Aufzeichnung erstellt wird
  • Ablageort
  • Ablageart (digital/Papier)
  • Aufbewahrungsfrist
  • ggf. zuständig für die Entsorgung (sofern nicht allgemein geregelt)

 

Welche Anforderung steckt dahinter?

Zusätzlich macht aber eine weitere Spalte Sinn. Hier sollten Sie festhalten, warum Sie diese Aufzeichnung erstellen, also woher diese Forderung kommt. Dies könnte z.B. sein:

  • Forderung aus der ISO 9001:2015 oder anderen Normen
  • Forderung des Kunden
  • Interne Anforderung zur Aufrechterhaltung des QM-Systems
  • Gesetzliche oder behördliche Anforderung

 

Ohne Anforderung – potenzielle Verschwendung

Wenn Sie keine Anforderung ausfindig machen, warum diese Aufzeichnung erstellt wird, haben Sie eine potenzielle Verschwendung entdeckt, von der Sie Ihre Mitarbeiter künftig befreien können. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber wirklich mit allen Beteiligten gesprochen haben. Nicht selten finden sich Relikte als alten Zeiten, welche die Mitarbeiter aus Gewohnheit ausfüllen, auch wenn deren Nutzen im Laufe der Zeit nicht mehr gegeben ist.

 

Inhalte zusammenfassen

Wenn Sie das Gefühl haben, ähnliche Informationen bereits an anderer Stelle gesehen zu haben, trügt der Schein selten. Schauen Sie in diesem Fall, ob Sie die Informationen nicht zusammenführen und so die Anzahl der Aufzeichnungen reduzieren können. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken!

 

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2 Gedanken zu „Keine unnützen Aufzeichnungen erzeugen!

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